MASSIMARIO DI CONSERVAZIONE E SCARTO PER LE ISTITUZIONI SCOLASTICHE

STRUTTURA DEL MASSIMARIO

Al fine di garantire l’integrazione del massimario con il sistema di classificazione, la struttura del

massimario si articola su tre livelli: il primo e il secondo livello corrispondono rispettivamente al titolo

(I livello) e alla classe (II livello) del titolario di classificazione. Il terzo livello definisce le tipologie

documentarie associate a ciascuna classe; per ciascuna tipologia documentaria sono fornite

indicazioni in merito ai tempi di conservazione.

Ciò premesso, al fine di agevolare la consultazione del documento, si riporta di seguito la struttura

del massimario.

I.

AMMINISTRAZIONE

I.1

I.2

I.3

I.4

I.5

I.6

I.7

I.8

Normativa e disposizioni attuative

Organigramma e funzionigramma

Statistica e sicurezza di dati e informazioni

Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il pubblico

Registri e repertori di carattere generale

Audit, qualità, carta dei servizi, valutazione e autovalutazione

Elezioni e nomine

Eventi, cerimoniale, patrocini, concorsi, editoria e stampa

II.

ORGANI E ORGANISMI

II.1

II.2

II.3

II.4

II.5

II.6

II.7

II.8

II.9

II.10

II.11

Consiglio di istituto, Consiglio di circolo e Consiglio di Amministrazione

Consiglio di classe e di interclasse

Collegio dei docenti

Giunta esecutiva

Dirigente scolastico DS

Direttore dei servizi generali e amministrativi DSGA

Comitato di valutazione del servizio dei docenti

Comitato dei genitori, Comitato studentesco e rapporti scuola-famiglia

Reti scolastiche

Rapporti sindacali, contrattazione e Rappresentanza sindacale unitaria (RSU)

Commissioni e gruppi di lavoro

III.

ATTIVITÀ GIURIDICO-LEGALE

III.1

III.2

III.3

III.4

Contenzioso

Violazioni amministrative e reati

Responsabilità civile, penale e amm.va

Pareri e consulenze

IV.

DIDATTICA

IV.1

IV.2

IV.3

IV.4

IV.5

IV.6

IV.7

IV.8

IV.9

IV.10

Piano triennale dell’offerta formativa PTOF

Attività extracurricolari

Registro di classe, dei docenti e dei profili

Libri di testo

Progetti e materiali didattici

Viaggi di istruzione, scambi, stage e tirocini

Biblioteca, emeroteca, videoteca e sussidi

Salute e prevenzione

Attività sportivo‐ricreative e rapporti con il Centro Scolastico Sportivo

Elaborati e prospetti scrutini

V.

STUDENTI E DIPLOMATI

V.1

V.2

V.3

V.4

V.5

V.6

Orientamento e placement

Ammissioni e iscrizioni

Anagrafe studenti e formazione delle classi

Cursus studiorum

Procedimenti disciplinari

Diritto allo studio e servizi agli studenti (trasporti, mensa, buoni libro, etc.)

1

V.7

V.8

V.9

V.10

Tutela della salute e farmaci

Esoneri

Prescuola e attività parascolastiche

Disagio e diverse abilità – DSA

VI.

FINANZA E PATRIMONIO

VI.1

VI.2

VI.3

VI.4

VI.5

VI.6

VI.7

VI.8

VI.9

VI.10

VI.11

Entrate e finanziamenti del progetto

Uscite e piani di spesa

Bilancio, tesoreria, cassa, istituti di credito e verifiche contabili

Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali, denunce

Assicurazioni

Utilizzo beni terzi, comodato

Inventario e rendiconto patrimoniale

Infrastrutture e logistica (plessi, succursali)

DVR e sicurezza

Beni mobili e servizi

Sistemi informatici, telematici e fonia

VII.

PERSONALE

VII.1

VII.2

VII.3

VII.4

VII.5

VII.6

VII.7

VII.8

Organici, lavoratori socialmente utili, graduatorie

Carriera

Trattamento giuridico‐economico

Assenze

Formazione, aggiornamento e sviluppo professionale

Obiettivi, incarichi, valutazione e disciplina

Sorveglianza sanitaria

Collaboratori esterni

2

I LIVELLO: Amministrazione

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

Leggi, regolamenti e tutta la documentazione relativa a:

- istituzione della scuola

- intitolazione

I.1.1

ILLIMITATI

- eventuali accorpamenti e trasformazioni (ad es. in istituto comprensivo)

Norme e regolamenti interni (regolamento dell’istituto, carta dei servizi, regolamenti della

biblioteca, dei laboratori e direttive varie ecc.)

I.1.2

ILLIMITATI

I.1.3

I.1.4

Norme e disposizioni Economato

ILLIMITATI

Normativa e disposizioni

attuative

I.1

Norme e disposizioni relative al personale e CCNL

50 anni dall’entrata in vigore

ILLIMITATI di almeno 1 esemplare per

circolare/ordinanza

I.1.5

Circolari e ordinanze interne esplicative e direttive

I.1.6

I.1.7

I.1.8

Norme e disposizioni relative all’archivio

ILLIMITATI

Scartabile dopo 10 anni dalla decadenza

ILLIMITATI

Norme e disposizioni relative a pensione e trattamento di quiescenza

Regolamenti delle biblioteche dell’Istituto (dei docenti, degli alunni, ecc)

Organigramma e

funzionigramma

I.2

I.3

I.2.1

Documentazione relativa a organico dell'autonomia, organico docenti, organico ATA

ILLIMITATI

I.3.1

I.3.2

I.3.3

I.4.1

I.4.2

I.4.3

I.4.4

Documento programmatico di sicurezza dati (DPS)

Inchieste, indagini (ambientali, socio-economiche, sanitarie, ecc.)

Statistiche

ILLIMITATI

Statistica e sicurezza di

dati e informazioni

Documenti relativi alla privacy e alla protezione dei dati

Titolari di classificazione d’archivio (compresi quelli non più in uso)

Scarto di atti d’archivio (procedure, elenchi, autorizzazioni e verbali di distruzione…)

Registri di protocollo (generali e riservati)

Archivio, accesso, privacy,

I.4 trasparenza e relazioni con

il pubblico

3

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI

I.4.5

I.4.6

Repertori dei fascicoli d’archivio

Rubriche alfabetiche del protocollo

ILLIMITATI

Registro della posta in partenza e/o documentazione attestante la spedizione o la ricezione

(anche a mano o mediante affissione in bacheca)

10 anni dalla data dell’ultima registrazione (salvo

contenziosi in corso)

I.4.7

I.4.8

I.4.9

Scartabili dopo 1 anno, conservando illimitatamente

eventuali registri delle richieste (salvo contenziosi in

corso)

Richiesta di accesso ai documenti

Archivio, accesso, privacy,

I.4 trasparenza e relazioni con

il pubblico

Scartabili dopo 1 anno, conservando illimitatamente

eventuali registri delle copie rilasciate

Richieste di copie di atti e relativo rilascio

I.4.10 Richieste di certificati e loro trasmissione

I.4.11 Bollettario di richiesta degli stampati

Scartabili dopo 6 anni

Scartabile dopo 6 anni

Scartabili dopo 6 anni, conservando illimitatamente il

registro delle consultazioni

I.4.12 Richieste di consultazione dell’archivio della scuola per finalità storico-culturali

I.5.1

I.5.2

Registro verbali riunioni per contrattazione d’istituto

Registri dei verbali del Consiglio o Staff di Presidenza

ILLIMITATI

Registri dei verbali degli Organi collegiali (Consiglio di circolo o di istituto, Giunta esecutiva,

Collegio docenti, Consigli di classe o di interclasse) e degli eventuali gruppi di lavoro derivati (es.

dipartimenti, commissioni, ambiti disciplinari ecc)

I.5.3

ILLIMITATI

I.5.4

I.5.5

Registro delle deliberazioni

ILLIMITATI

Registri e repertori di

carattere generale

I.5

Registri dei contratti per fornitura di materiali, espletamento di servizi, assunzione personale

I.5.6

Registro cronologico dei contratti

ILLIMITATI

I.5.7

I.5.8

Registri dei verbali della cassa scolastica

Registri dei materiali di facile consumo

ILLIMITATI

Scartabili dopo 10 anni

4

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Registro delle tasse e dei contributi scolastici (iscrizione, diploma…)

Tempi di conservazione

Scartabile dopo 10 anni dall’ultima registrazione,

conservando a campione una annata ogni dieci

I.5.9

I.5.10 Registro dei verbali dei Revisori dei conti

ILLIMITATI

Inventari patrimoniali (registri inventariali) dei beni mobili; registri di entrata della biblioteca; registri

I.5.11

di entrata dei sussidi multimediali; inventari e repertori dell’archivio

I.5.12 Registro di magazzino

Scartabile dopo 6 anni

I.5.13 Registro licenze software

ILLIMITATI

I.5.14 Registro delle tessere di riconoscimento (Mod. AT)

I.5.15 Registri delle autorizzazioni ad impartire lezioni private

I.5.16 Registri dello stato personale

Scartabili dopo 6 anni dall’ultima registrazione

ILLIMITATI

Registri e repertori di

carattere generale

I.5

I.5.17 Registro degli stipendi ed altri assegni

I.5.18 Registri degli infortuni

ILLIMITATI

I.5.19 Registri dei certificati di servizio rilasciati dalla scuola

I.5.20 Registri assenze

ILLIMITATI

Scartabili dopo 50 anni

ILLIMITATI

I.5.21 Registri di immatricolazione e/o di iscrizione degli alunni

I.5.22 Registri generali dei voti, delle valutazioni

I.5.23 Registri dei certificati di studio rilasciati dalla scuola

ILLIMITATI

Scartabili dopo 10 anni, conservando illimitatamente un

anno a campione ogni 5

I.5.24 Registri e verbali del debito formativo

I.5.25 Registro riunioni per materia

ILLIMITATI

5

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI

I.5.26 Registro riunioni per dipartimento

I.5.27 Registri dei verbali degli scrutini

ILLIMITATI

Registri e repertori di

carattere generale

I.5

I.5.28 Registri dei verbali degli esami e delle relative prove

I.5.29 Registri di carico e scarico dei diplomi

I.5.30 Registri di consegna dei diplomi

ILLIMITATI

I.6.1

I.6.2

I.6.3

Certificazioni di qualità e accreditamenti (es. ministeriali e regionali, ecc.)

ILLIMITATI

Verbali di ispezione

ILLIMITATI

Audit, qualità, carta dei

servizi, valutazione e

autovalutazione

Relazioni finali di istituto

ILLIMITATI

I.6

Scartabili dopo un anno, conservando illimitatamente

una copia in bianco del questionario e i suoi risultati

sintetici

I.6.4

Questionari e monitoraggio

Valutazioni, rilevazioni dati, e relazioni sull’attività della scuola, redatte sia da personale interno

sia da esterni (INVALSI, OCSE- PISA, ecc.)

I.6.5

I.7.1

ILLIMITATI

Verbali delle Commissioni Elettorali.

Atti di nomina degli Organi collegiali a livello di circolo e di istituto

Atti delle elezioni degli Organi collegiali:

- verbale di consegna di materiale elettorale

- liste candidati

- elenchi elettori

- certificati elettorali

Scartabili dopo 6 anni dalle elezioni conservando 1

campione di scheda non utilizzata per ciascuna

elezione e per ciascuna categoria di elettori

I.7

Elezioni e nomine

I.7.2

- scheda votazioni

- prospetti per il calcolo dei voti

- tabelle scrutinio

I.7.3

I.8.1

I.8.2

Atti di nomina di commissioni, comitati, e gruppi di lavoro

Documentazione relativa a cerimonie, inaugurazioni e relazioni esterne

Giornalini di classe o d’istituto

ILLIMITATI

Scartabili dopo 10 anni

Eventi, cerimoniale,

patrocini, concorsi,

editoria e stampa

I.8

ILLIMITATI di almeno un esemplare

6

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI di almeno un esemplare degli annuari e

delle pubblicazioni e della rassegna stampa

I.8.3

Annuari, rassegna stampa e pubblicazioni varie della scuola

Eventi, cerimoniale,

patrocini, concorsi,

editoria e stampa

I.8

I.8.4

Locandine e manifesti di qualsiasi tipo pubblicati o stampati dalla o per conto della scuola

Scartabili dopo 10 anni

I LIVELLO: Organi e organismi

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI

II.1.1

II.1.2

II.1.3

II.2.1

II.2.2

II.3.1

II.3.2

II.4.1

II.4.2

II.5.1

Verbali Consiglio di Istituto e Consiglio di circolo

Verbali del Consiglio di Amministrazione

Convocazioni riunioni Consiglio di istituto e Consiglio di circolo

Verbali Consiglio di classe e di interclasse

Convocazioni riunioni Consiglio di classe e di interclasse

Verbali Collegio dei docenti

Consiglio di istituto,

Consiglio di circolo e

Consiglio di

II.1

ILLIMITATI

Amministrazione

Scartabili dopo 6 anni

ILLIMITATI

Consiglio di classe e di

interclasse

II.2

II.3

II.4

II.5

Scartabili dopo 6 anni

ILLIMITATI

Collegio dei docenti

Giunta esecutiva

Convocazioni riunioni Collegio dei docenti

Verbali Giunta esecutiva

Scartabili dopo 6 anni

ILLIMITATI

Convocazioni riunioni Giunta esecutiva

Determinazioni dirigenziali (raccolte in serie cronologiche)

Scartabili dopo 6 anni

ILLIMITATI

Dirigente scolastico DS

II.5.2

Piano delle attività dei docenti

ILLIMITATI

7

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI

II.6.1

II.6.2

II.7.1

II.7.2

II.8.1

II.8.2

II.8.3

II.9.1

Ordini di servizio generali

Direttore dei servizi

generali e amministrativi

DSGA

II.6

Piano delle attività del personale ATA

Verbali di valutazione dei docenti

Convocazione riunioni Comitato di valutazione

ILLIMITATI

II.7 Comitato di valutazione del

servizio dei docenti

Scartabili dopo 5 anni

ILLIMITATI

Comunicazioni da parte di Comitato studentesco, Comitato dei genitori e famiglie

Verbali di Comitato studentesco e Comitato dei genitori

II.8

Comitato dei genitori,

Comitato studentesco e

rapporti scuola-famiglia

Convocazione riunioni Comitato studentesco e Comitato dei genitori

Convenzioni e accordi di rete (con scuole, con enti ecc.)

Scartabili dopo 5 anni

ILLIMITATI

II.9

Reti scolastiche

Rapporti sindacali,

contrattazione e

Rappresentanza sindacale

unitaria (RSU)

II.10.1 Contrattazione d’istituto

ILLIMITATI

II.10

- Rapporti con organizzazioni sindacali e rappresentanze interne

- Scioperi

II.10.2

ILLIMITATI

II.11.1 Verbali, documenti istruttori e deliberativi di Commissioni e gruppi di lavoro

II.11.2 Convocazione riunioni delle Commissioni e gruppi di lavoro

ILLIMITATI

II.11

Commissioni e gruppi di

lavoro

Scartabili dopo 5 anni

I LIVELLO: Attività giuridico-legale

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

Contenzioso

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI

Documentazione prodotta e acquisita nel corso di transazioni, conciliazioni e ricorsi amministrativi

e giurisdizionali

III.1.1

III.1

III.1.2 Azioni legali collettive del personale

ILLIMITATI

8

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

Violazioni amministrative e

reati

Documentazione relativa a violazioni amministrative e reati (denunce alle forze dell'ordine,

sanzioni amministrative, ecc.)

III.2

III.2.1

ILLIMITATI

Responsabilità civile,

penale e amm.va

III.3

III.4

III.3.1 Recupero retribuzione dipendenti assenti dal lavoro per responsabilità di terzi

Scartabile dopo 50 anni

Relazioni su collaborazioni con (o consulenze da parte di):

- istituzioni socio-assistenziali

- enti locali

- cooperative ed associazioni

III.4.1

ILLIMITATI

Pareri e consulenze

- Tribunale dei minori

- servizio sanitario nazionale

III.4.2 Pareri legali

I LIVELLO: Didattica

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

Piano Triennale

dell’Offerta Formativa

PTOF

IV.1

IV.1.1

Piano Triennale dell'Offerta Formativa (PTOF)

ILLIMITATI

Attività formative (teatro, musica, interventi di recupero, inserimento alunni stranieri, patentino

ecc.)

IV.2.1

IV.2.2

IV.2.3

IV.3.1

ILLIMITATI

IV.2

IV.3

Attività extracurricolari

Progetti operativi nazionali (PON); Progetti operativi regionali (POR);

Documentazione per programmazione ed attuazione di attività scolastiche anche esterne

(manifestazioni teatrali, ecc.)

Scartabile dopo 6 anni, conservando illimitatamente a

campione un’annata ogni 10

Recupero orario: relazioni, dichiarazioni e autocertificazioni

Scartabili dopo 10 anni

Registro di classe, dei

docenti e dei profili

ILLIMITATI di un esemplare dell’orario di ciascuna

classe di tutte le sezioni, scartando dopo un anno

eventuali copie d’uso e dopo 6 anni gli atti relativi alla

definizione dell’orario

IV.3.2

Orari delle lezioni

9

II LIVELLO

Descrizione

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI

IV.3.3

IV.3.4

Registri dei profili degli alunni redatti dai Consigli di classe

Registri di classe

ILLIMITATI

Registro di classe, dei

docenti e dei profili

IV.3

IV.4

ILLIMITATI fino all’anno scolastico 1969/70.

Successivamente scartabili dopo 10 anni,

conservando illimitatamente un anno ogni 5

IV.3.5

Registri personali dei docenti

IV.3.6

IV.4.1

IV.5.1

IV.5.2

IV.5.3

Registri delle assenze degli alunni (e relativa documentazione)

Verbali e relazioni riguardanti l’adozione dei libri di testo

Piani di lavoro, Programmi, Relazioni finali di classe

Piano Educativo Individualizzato (PEI)

Scartabili dopo 6 anni

ILLIMITATI

Libri di testo

ILLIMITATI

ILLIMITATI nel fascicolo personale dell’alunno

ILLIMITATI

Programmi d'esame

Progetti e materiali

didattici

IV.5

Documenti prodotti da docenti e studenti in preparazione e nel corso di attività didattiche

(dispense, percorsi, sussidi, sperimentazioni multidisciplinari, testi teatrali, sceneggiature

cinematografiche ecc.)

IV.5.4

ILLIMITATI di almeno un esemplare

IV.5.5

IV.6.1

IV.6.2

Progetti curricolari

ILLIMITATI

Pratiche per assistenza e soggiorni climatici /colonie

Borse di studio / stage: bandi, studi e relazioni

Viaggi di istruzione,

IV.6

scambi, stage e tirocini

Documentazione per programmazione ed attuazione di attività scolastiche anche esterne (gite,

visite di studio ecc.)

Scartabile dopo 6 anni, conservando illimitatamente a

campione un’annata ogni 10

IV.6.3

IV.6.4

IV.7.1

Documentazione relativa ai PCTO (Percorsi per le Competenze Trasversali e l’Orientamento)

Contributi per biblioteca scolastica (documentazione relativa)

ILLIMITATI

Scartabili dopo 6 anni, conservando illimitatamente il

registro cronologico di entrata (vedi I.5.11)

Biblioteca, emeroteca,

videoteca e sussidi

IV.7

IV.8

IV.7.2

IV.8.1

Cataloghi e regolamenti delle biblioteche dell’Istituto (dei docenti, degli alunni, ecc)

Educazione alla salute: progetti, interventi e convenzioni

ILLIMITATI

Salute e prevenzione

10

II LIVELLO

Descrizione

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

Scartabili dopo 6 anni, conservando eventuali atti

riassuntivi

IV.9.1

Autorizzazioni all’uso di locali scolastici e impianti sportivi

Attività sportivo‐ricreative

e rapporti con il Centro

Scolastico Sportivo

IV.9

IV.9.2

IV.9.3

Progetti formativi relativi a sport

ILLIMITATI

Registri attività del Gruppo sportivo

Scartabili dopo 10 anni

Elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli alunni (esclusi quelli prodotti per l’esame

di Stato)

Scartabili dopo un anno, conservando illimitatamente

a campione una annata ogni 10

IV.10.1

IV.10.2

IV.10.3

Elaborati delle prove scritte, grafiche per gli esami di Stato

Elaborati delle prove pratiche per gli esami di Stato

ILLIMITATI nel plico dell’esame

Scartabili dopo un anno conservando nel plico

dell’esame le fotografie dei manufatti

Elaborati e prospetti

scrutini

IV.10

Scartabili dopo un anno, conservando illimitatamente

a campione una annata ogni 10

IV.10.4

Elaborati delle prove Invalsi

IV.10.5

IV.10.6

Prospetti scrutini trimestrali o quadrimestrali

Prospetti scrutinio finale

ILLIMITATI

I LIVELLO: Studenti e diplomati

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI

V.1 Orientamento e placement

V.1.1 Progetti formativi relativi a orientamento e placement

V.2.1 Elenchi alunni per iscrizioni

Scartabili dopo 10 anni

V.2

V.3

Ammissioni e iscrizioni

Domande e documenti prodotti da alunni e candidati per l’iscrizione ai vari tipi di scuola e per

l’ammissione agli esami

Scartabili dopo 6 anni dalla fine dell’appartenenza

all’Istituto o dall’iscrizione all’esame

V.2.2

Scartabili dopo 6 anni dalla cessazione

dell’appartenenza all’Istituto o dall’iscrizione agli esami,

con l’eccezione dei documenti degli allievi stranieri

Anagrafe studenti e

formazione delle classi

V.3.1 Certificati di nascita

11

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

Anagrafe studenti e

formazione delle classi

V.3

V.3.2 Documentazione relativa alla formazione delle classi

Scartabili dopo 10 anni

V.4.1 Relazioni inerenti le ripetenze degli alunni

V.4.2 Fascicoli personali alunni

ILLIMITATI nei rispettivi fascicoli personali

ILLIMITATI

V.4

V.5

Cursus studiorum

V.4.3 Pagelle scolastiche Schede di valutazione Schede alunni

V.4.4 Libretti scolastici e altra documentazione relativa agli studi dell’alunno (es. Portfolio)

V.4.5 Certificazioni delle competenze

Procedimenti disciplinari

V.5.1 Sanzioni disciplinari agli alunni

Scartabili dopo 6 anni, conservando illimitatamente

l’elenco dei percipienti ed eventuali relazioni o

rendiconti speciali

- Elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto

- Cedole librarie

V.6.1

Scartabili dopo 6 anni, conservando illimitatamente

contratti, relazioni sull’attività, diete e menu seguiti

V.6.2 Mensa: richieste di iscrizione al servizio mensa ed elenchi presenze

V.6.3 Trasporto alunni: richieste di iscrizione al servizio ed attestazioni di pagamento

V.6.4 Trasporto alunni: richieste per trasporto gratuito

Scartabili dopo 6 anni

Scartabili dopo 6 anni, conservando elenchi riassuntivi

Scartabili dopo 1 anno

Diritto allo studio e servizi

agli studenti (trasporti,

mensa, buoni libro, etc.)

V.6

V.6.5 Certificazioni per richieste di abbonamenti ferroviari e diversi

V.6.6 Documentazione riguardante assistenza scolastica e Patronato scolastico

V.6.7 Documentazione riguardante il diritto allo studio

ILLIMITATI

V.6.8 Certificazioni per richieste ai fini della fruizione di assegni di studio

Scartabili dopo 10 anni

Scartabili dopo 6 anni dalla cessazione

dell’appartenenza all’Istituto o dall’iscrizione agli esami,

con l’eccezione dei documenti degli allievi stranieri

V.7.1 Certificati di vaccinazione

Tutela della salute e

farmaci

V.7

Scartabili dopo 6 anni, conservando illimitatamente la

documentazione e i registri riassuntivi

V.7.2 Campagne di vaccinazione e disinfestazione, atti e documenti relativi alla loro effettuazione

12

II LIVELLO

Descrizione

Esoneri

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

ILLIMITATI nel fascicolo personale

ILLIMITATI

V.8

V.8.1 Documentazione relativa ad esoneri

V.9.1 Cooperative di alunni: atti costitutivi, documenti istruttori e deliberativi, corrispondenza

V.9.2 Convenzioni per attività formative e parascolastiche

Prescuola e attività

parascolastiche

V.9

ILLIMITATI

Disagio e diverse abilità –

DSA

V.10

V.10.1 Schede individuali degli alunni (schedario)

ILLIMITATI

I LIVELLO: Finanza e patrimonio

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

VI.1.1 Partitario delle Entrate

ILLIMITATI

Scartabili dopo 10 anni (previa verifica della

conservazione dei rispettivi giornali di cassa e

partitari) conservando illimitatamente progetti, collaudi,

perizie degli impianti e delle manutenzioni

straordinarie delle attrezzature durevoli (macchinari

tecnici, arredi di particolare interesse, ecc.)

Entrate e finanziamenti del

progetto

VI.1

VI.1.2 Reversali con la relativa documentazione giustificativa (fatture, corrispondenza varia)

VI.2.1 Partitario delle Uscite

ILLIMITATI

Scartabili dopo 10 anni (previa verifica della

conservazione dei rispettivi giornali di cassa e

partitari) conservando illimitatamente progetti, collaudi,

perizie degli impianti e delle manutenzioni

straordinarie delle attrezzature durevoli (macchinari

tecnici, arredi di particolare interesse, ecc.)

Mandati di pagamento con la relativa documentazione giustificativa (ordinativi di acquisto, buoni

d’ordine, fatture, corrispondenza varia)

VI.2.2

VI.2

Uscite e piani di spesa

VI.2.3 Registro delle spese su aperture di credito e rendiconto trimestrale

VI.2.4 Liquidazioni consulenze

ILLIMITATI

Scartabili dopo 50 anni

13

II LIVELLO

Descrizione

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

Scartabili dopo 10 anni

ILLIMITATI

VI.2

Uscite e piani di spesa

VI.2.5 Copie di delibere e/o di determine di liquidazione

VI.3.1 Bilanci o programmi annuali e conti consuntivi (in originale o nell’unica copia esistente)

VI.3.2 Giornale di cassa

ILLIMITATI

VI.3.3 Convenzione di cassa con Istituto Cassiere

ILLIMITATI

VI.3.4 Rapporti con Istituto Cassiere (corrispondenza)

VI.3.5 Distinte di trasmissione al Tesoriere di reversali e mandati

VI.3.6 Estratti conto bancari e postali

Scartabili dopo 10 anni

Scartabile dopo 10 anni

Scartabili dopo 10 anni

ILLIMITATI

Bilancio, tesoreria, cassa,

istituti di credito e

VI.3

verifiche contabili

VI.3.7 Registro delle operazioni di conto corrente postale

VI.3.8 Bollettini di conto corrente postale, ricevute di versamento

VI.3.9 Documentazione riguardante l'insediamento dei Revisori dei conti

Documentazione riguardante la tassa di raccolta rifiuti e Modello Unico Dichiarazione Ambientale

(MUD)

VI.4.1

Scartabile dopo 10 anni salvo contenziosi in atto

Scartabili dopo 50 anni

Contributi – modello DM/10- INPS tabulati riepilogativi imponibili,

VI.4.2 regolarizzazioni contributive – personale, rapporti con INPS MODELLI EMENS (Denunce

Retributive Mensili)

VI.4.3 Modello 01/M (copia del datore di lavoro)

VI.4.4 D.M.A Denuncia mensile analitica

VI.4.5 FONDO ESPERO

Archiviato nel fascicolo personale

Scartabile dopo 50 anni

Imposte, tasse, ritenute

previdenziali e

assistenziali, denunce

VI.4

Scartabile dopo 50 anni

VI.4.6 Modelli 101 – Modelli CUD – Modelli CU

VI.4.7 Modello 770

Archiviati nel Fascicolo personale

Scartabile dopo 50 anni

VI.4.8 Denunce annuali IRAP

Scartabili dopo 50 anni

14

II LIVELLO

Descrizione

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

Scartabili dopo 10 anni

ILLIMITATI

Imposte, tasse, ritenute

previdenziali e

assistenziali, denunce

VI.4

VI.5

VI.4.9 Dichiarazione IVA

Assicurazioni

VI.5.1 Documentazione relativa a polizze assicurative

Immobili in uso (di proprietà di altri enti)

- atti relativi a locazione e comodati degli immobili (sia di proprietà sia appartenenti ad altri enti)

- progetti tecnici, planimetrie, verbali e perizie di collaudo, autorizzazioni e certificazioni relative

alla sicurezza e alla messa a norma dei locali e degli impianti (L. 626/94)

VI.6.1

ILLIMITATI

Utilizzo beni terzi,

comodato

VI.6

Immobili in uso (di proprietà di altri enti)

VI.6.2 - documentazione pervenuta in copia dagli enti proprietari, non compresa in quella descritta al

punto A5/2

Scartabile dopo 10 anni

VI.7.1 Verbali di consegna ed elenchi di consistenza di archivi o altri beni inventariati

VI.7.2 Ricognizioni patrimoniali di scuole confluite

VI.7.3 Ricognizioni patrimoniali decennali

ILLIMITATI

Inventario e rendiconto

patrimoniale

VI.7

VI.7.4 Rivalutazioni patrimoniali quinquennali

VI.7.5 Verbali dei passaggi di consegna

Immobili di proprietà

- progetti tecnici, contratti di costruzione, ristrutturazione e manutenzione

VI.8.1 - verbali e perizie di collaudo, autorizzazioni e certificazioni relative alla sicurezza e alla messa a

norma dei locali e degli impianti (L.626/94)

Infrastrutture e logistica

(plessi, succursali)

VI.8

VI.9

ILLIMITATI

- atti relativi a donazioni, acquisti e vendite di immobili di proprietà

Documento valutazione dei rischi (L.626/94) e relativi allegati (es. piani di evacuazione, controlli

periodici, nomine, ecc.)

VI.9.1

ILLIMITATI

DVR e sicurezza

VI.9.2 Protocolli di sicurezza

50 anni, conservando illimitatamente il relativo registro

(vedi I.5.5)

VI.10.1 Contratti per fornitura di materiali e per espletamento di servizi

VI.10

Beni mobili e servizi

50 anni, conservando illimitatamente il relativo registro

(vedi I.5.6)

VI.10.2 Contratti di prestazione d’opera di varia natura

15

II LIVELLO

Descrizione

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

VI.10.3 Buoni d’acquisto, generi di refezione / di consumo

Scartabili dopo 6 anni

Scartabile dopo 6 anni, conservando illimitatamente gli

elenchi dei periodici in abbonamento e delle

pubblicazioni acquistate

VI.10.4 Abbonamenti e/o acquisti a giornali, riviste e pubblicazioni: corrispondenza relativa

VI.10.5 Acquisto di attrezzature, materiale, interventi di manutenzione: corrispondenza relativa

VI.10.6 Acquisto di materiale di consumo: corrispondenza relativa

Scartabile dopo 10 anni

Scartabile dopo 6 anni, conservando i relativi Registri

di materiale facile consumo (vedi I.5.8)

Scartabili dopo la dismissione del bene, salvo

contenzioso in corso

VI.10.7 Verbali di collaudo di apparecchiature ed attrezzature

VI.10.8 Certificati di garanzia di apparecchiature ed attrezzature

Scartabili dopo la dismissione del bene, salvo

contenzioso in corso

VI.10

Beni mobili e servizi

VI.10.9 Dotazioni strumentali: richieste di intervento

VI.10.10 “Libretto di macchina” degli autoveicoli in dotazione presso l’istituto

VI.10.11 Documentazione riguardante le utenze (elettricità, ecc.)

VI.10.12 Impianti ed attrezzature durevoli: disegni tecnici, progetti

VI.10.13 Buoni di carico

Scartabili dopo 6 anni

Scartabile dopo 6 anni

Scartabile dopo 10 anni salvo contenziosi in atto

ILLIMITATA

Scartabili dopo la dismissione del bene

Scartabili dopo 10 anni dalla dismissione del bene o in

sede di rinnovo degli inventari

VI.10.14 Buoni di scarico

VI.11.1 Documentazione riguardante le utenze di fonia

VI.11.2 Registri delle licenze software

Scartabile dopo 10 anni salvo contenziosi in atto

ILLIMITATI

Sistemi informatici,

telematici e fonia

VI.11

16

I LIVELLO: Personale

II LIVELLO

III LIVELLO

ID

Descrizione

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

50 anni, conservando illimitatamente il relativo

registro (vedi I.5.5)

VII.1.1 Contratti assunzione personale

VII.1.2 Graduatorie interne del personale in servizio

Scartabili dopo 10 anni

VII.1.3 Graduatorie d’Istituto per supplenze personale docente e non docente

Scartabili dopo 10 anni dalla decadenza di validità

Organici, lavoratori

Scartabili dopo 10 anni dalla decadenza di validità

della relativa graduatoria conservando a disposizione

degli interessati eventuali titoli di studio allegati in

originale

VII.1

socialmente utili,

graduatorie

Domande di inserimento in graduatoria d’Istituto, con relativa documentazione, inerenti

graduatorie non più in vigore

VII.1.4

VII.1.5 Domande di supplenza e relative graduatorie in calce

Scartabili dopo 1 anno

ILLIMITATI

VII.1.6 Decreti di esclusione dalla graduatoria e decreti di rettifica del punteggio

Fascicoli individuali del personale docente e non docente in servizio, in quiescenza, di ruolo e

non di ruolo (ora T.I. e T.D.):

- Decreti di nomina e contratti individuali

- Presa di servizio

- Decreti di trasferimento

- Certificati di nascita e residenza del personale di ruolo

- Stato di famiglia e relativa documentazione

- Certificati di sana e robusta costituzione

- Lettere di invito per l’assegnazione della sede

- Ordini di servizio individuali

- Decreti (per congedi maternità anticipata, ecc.)

- Decreti congedi parentali

VII.2

Carriera

VII.2.1

ILLIMITATI

- Decreti congedi straordinari

- Permessi

- Decreti aspettative

- Titoli di studio, attestati di partecipazione a corsi di formazione, aggiornamento, ecc.

- Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie

- Riscatto periodi assicurativi

- Cessione “quinto” dello stipendio

- Modello 01/M

- Modello 101 e CUD

- Richieste accertamenti sanitari (visite fiscali e collegiali, referti)

17

II LIVELLO

Descrizione

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

- Accertamenti individuali infortuni e malattie professionali (documentazione sanitaria e tecnica)

- Azioni legali del singolo dipendente

- Pensione e trattamento di quiescenza

- Certificati di servizio

- Domande di trasferimento

- Permessi di studio

- Domande scatti anticipati

VII.2.2

ILLIMITATI

VII.2

Carriera

- Autorizzazioni varie (lezioni private, esercizio a libere professioni, collaborazioni plurime, ecc.)

- Rilascio della tessera ministeriale (ferroviaria)

- Certificato del casellario giudiziale

- Decreto di conferma in ruolo

- Domande di ricostruzione di carriera

VII.2.3 Copie certificati di servizio

Scartabili dopo 5 anni

Scartabili dopo 50 anni

Tabelle stipendi (nominative)

VII.3.1

Tabulati mensili riepilogativi retribuzioni

Compensi per lavoro straordinario, gruppi sportivi, funzioni strumentali e aggiuntive, incarichi

specifici, funzioni miste, ore straordinarie per sostituzione colleghi assenti, ore di insegnamento

aggiuntive, ore funzionali di non insegnamento, compensi da fondo istituto, o da fondi esterni,

Trattamento giuridico‐

VII.3

VII.3.2

Scartabili dopo 50 anni

economico

ecc.

VII.3.3 Acconti e conguagli per il personale, riepiloghi

Scartabili dopo 50 anni

Scartabili dopo 10 anni, salvo contenzioso

Scartabili dopo 6 anni

VII.4.1 Fogli di presenza e altri documenti per la rilevazione delle presenze

VII.4.2 Domande di ferie (congedo ordinario), permessi brevi

VII.4

VII.5

Assenze

Aggiornamento personale

- programmi

- relazioni finali

- dispense

- firme presenza

- attestati

Formazione,

aggiornamento e sviluppo VII.5.1

ILLIMITATI

professionale

VII.6.1 Ruoli del personale: documenti istruttori e deliberativi, albi, elenchi, registri, ecc.

VII.6.2 Sanzioni disciplinari a docenti e personale ATA

ILLIMITATI

Obiettivi, incarichi,

valutazione e disciplina

VII.6

VII.7

Sorveglianza sanitaria

VII.7.1 Accertamenti sanitari e tecnici: documentazione relativa a malattie professionali, ecc.

18

II LIVELLO

Descrizione

III LIVELLO

ID

Tipologia documentaria

Tempi di conservazione

VII.8.1 Relazioni su collaborazioni con (o consulenze da parte di) esperti esterni

ILLIMITATI

VII.8

Collaboratori esterni

Documentazione relativa agli esperti (CV, dichiarazioni altri incarichi, insussistenza conflitti di

interesse, contratto d’incarico, ecc.)

VII.8.2

ILLIMITATI

19

INDICE

Abbonamenti a giornali, riviste e pubblicazioni

Abbonamenti ferroviari e diversi

Accertamenti sanitari e tecnici per malattie professionali

Accesso ai documenti, richieste

Acconti al personale

VI.10.4

V.6.5

VII.2.1 - VII.7.1

I.4.8

VII.3.3

Accordi di rete con scuole, enti ecc.

Accorpamento scuole

II.9.1

I.1.1

Acquisto:

- attrezzature e materiali

VI.10.5

VI.10.4

VI.8.1

- giornali, riviste e pubblicazioni

- immobili

- materiale di consumo

VI.10.6

IV.4.1

Adozione libri di testo, verbali e relazioni

Aggiornamento personale

VII.5.1

VII.6.1

Albi del personale

Alunni:

- certificati di nascita

V.3.1

V.7.1

V.2.2

V.2.1

I.5.21

V.10.1

I.5.3

- certificati di vaccinazione

- domande per l'iscrizione e l'ammissione all'esame

- elenchi

- registri iscrizione

- schede individuali

Ambiti disciplinari, gruppi di lavoro

Ammissione agli esami, domande e documenti prodotti dai candidati

Annuari della scuola

V.2.2

I.8.3

Apparecchiature per immobili di proprietà

Archivio della scuola:

VI.8.1

- norme e disposizioni

I.1.6

I.4.12

I.4.2

- richieste di consultazione

- scarto

Assegnazione sede, lettera di invito al singolo dipendente

Assegni:

VII.2.1

- di studio

V.6.8

I.5.17

I.5.20

V.6.6

- registri

Assenze, registri

Assistenza scolastica

Associazioni e Cooperative, relazioni su collaborazioni e consulenze

Assunzione personale, contratti

Attestati di partecipazione a corsi di formazione e aggiornamento

Atti:

III.4.1

VII.1.1

VII.5.1

- elezioni Organi Collegiali

I.7.2

I.7.1

- nomina degli Organi Collegiali, di Circolo e d'Istituto

Attività:

- didattiche, documenti prodotti da docenti e studenti

- formative (extra-curricolari)

- scolastiche interne ed esterne

- scolastiche, valutazioni

IV.5.5

IV.2.1

IV.2.3 - IV.6.3

I.6.5

Attrezzature:

- durevoli, disegni e progetti

- per immobili di proprietà

VI.10.12

VI.8.1

Autorizzazioni:

- uso di locali scolastici e impianti sportivi

- lezioni private, esercizio libera professione e collaborazioni plurime

Autoveicoli, libretto macchina

Azioni legali collettive del personale e del singolo dipendente

Bandi per borse di studio e stage

Beni inventariati, verbali di consegna ed elenchi di consistenza

Biblioteca:

IV.9.1

VII.2.2

VI.10.10

III.1.2 - VII.2.2

IV.6.2

VI.7.1

20

- contributi

IV.7.1

I.5.11

- registri di entrata

- regolamenti, norme e cataloghi

Bilanci annuali

I.1.2 - I.1.8 - IV.7.2

IV.3.1

Bollettario di richiesta stampati

Bollettini di c/c postale

I.4.11

VI.3.8

Borse di studio

IV.6.2

Buoni acquisto, generi di refezione / consumo

Buoni d'ordine

VI.10.3

VI.2.2

Buoni di carico

VI.10.13

VI.10.14

V.6.1

Buoni di scarico

Buoni libro, elenco buoni concessi e documentazione di supporto

Campagne di disinfestazione e vaccinazione

Carta dei servizi

V.7.2

I.1.2

Cassa scolastica, registri dei verbali

Cassa, libro/giornale

I.5.7

VI.3.2

Cassiere, Istituto

VI.3.3 - VI.3.4

I.1.8

Cataloghi biblioteca d'Istituto

Cedole librarie

V.6.1

Cerimonie, documentazione relativa

Certificati:

I.8.1

- garanzie di apparecchiature ed attrezzature

- nascita alunni

VI.10.8

V.3.1

- nascita, residenza, sana e robusta costituzione, servizio del personale

- richieste

VII.2.1

I.4.10

VII.2.3

I.5.23

V.7.1

- servizio, registri e copie

- studio, registri

- vaccinazione alunni

Certificati di nascita e residenza del personale di ruolo

Certificazioni:

VII.2.1

- delle competenze

V.4.5

I.6.1

- qualità e accreditamenti

- sicurezza locali e impianti (L.626/94) per immobili di proprietà ed immobili in uso

Cessione del quinto dello stipendio

Circolari interne esplicative e direttive

Collaudo, apparecchiature ed attrezzature, verbali

Collegio dei Revisori, atti costitutivi

Colonie, pratiche per assistenza

Comitati: nomine, verbali, documenti istruttori e deliberativi

Commissioni:

VI.6.1 - VI.8.1

VII.2.1

I.1.5

VI.10.7

VI.3.9

IV.6.1

I.7.3

- elettorali, verbali

I.7.1

I.5.3

- gruppi di lavoro

- nomine, verbali, documenti istruttori e deliberativi

Comodati immobili

I.7.3

VI.6.1

Compensi a vario titolo

VII.3.2

IV.10.1

II.8.1

Compiti in classe

Comunicazioni Comitato studentesco

Conciliazioni, documentazione prodotta e acquisita

Congedi: maternità anticipata, parentali, straordinari, aspettative

Conguagli per il personale

III.1.1

VII.2.1

VII.3.3

II.1.2 - I.5.2

III.4.1

Consiglio di Amministrazione e di Presidenza, verbali e registri dei verbali

Consulenza di istituzioni ed enti vari

Consultazione archivio della scuola, richieste

Conti consuntivi

I.4.12

VI.3.1

Conto corrente postale, registro delle operazioni

Contrattazione d'Istituto, documentazione preparatoria e registri verbali riunioni

Contratti:

VI.3.7

I.5.1 - II.10.1

- Collettivo Nazionale di Lavoro, norme e disposizioni

- costruzione, immobili di proprietà

- forniture di materiali, espletamento di servizi

- individuali

I.1.4

VI.8.1

VI.10.1

VII.2.1

21

- prestazione d'opera di varia natura

- registro

VI.10.2

I.5.5

- registro cronologico

I.5.6

Contributi:

- INPS

VI.4.2

IV.7.1

- biblioteca scolastica

Convenzioni:

con Istituto Cassiere

VI.3.3 - VI.3.4

II.9.1

- con scuole, enti ecc.

- per attività formative e parascolastiche

- per educazione alla salute

V.9.2

IV.8.1

Convocazioni riunioni:

- Consiglio di Classe e di interclasse

- Consiglio di Istituto e di Circolo

- Comitato di valutazione

II.2.2

II.1.3

II.7.2

- Comitato studentesco e dei genitori

- Commissioni e gruppi di lavoro

Cooperative di alunni: atti costitutivi, documenti istruttori e deliberativi, corrispondenza

Cooperative ed Associazioni, relazioni su collaborazioni e consulenze

Copie determine e delibere di liquidazione

Corrispondenza relativa agli acquisti

Denuncia mensile analitica

II.8.3

II.11.2

V.9.1

III.4.1

VI.2.5

VI.1.2

VI.4.4

I.5.24

VII.1.6

VII.2.1

I.5.4

Debito formativo, registri e verbali

Decreti di esclusione dalla graduatoria e decreti di rettifica del punteggio

Decreti di nomina, di trasferimento e contratti individuali

Decreti per aspettative, congedi di maternità anticipata, parentali, straordinari

Deliberazioni, registri

Determinazioni dirigenziali

II.5.1

Dichiarazione IVA

VI.4.9

I.5.3

Dipartimenti, gruppi di lavoro

Diplomi, registri di carico e scarico e di consegna

Diritto allo studio, documentazione

Disegni, immobili di proprietà

I.5.29 - I.5.30

V.6.7

VI.8.1

V.7.2

Disinfestazione, campagne

Dispense:

- aggiornamento personale

VII.5.1

IV.5.4

VI.3.5

II.5.2

I.3.1

- documenti prodotti da docenti e studenti in preparazione e nel corso di attività didattiche

Distinte di trasmissione al tesoriere di reversali e mandati

Docenti, piano delle attività

Documento programmatico di sicurezza dati - privacy

Documenti relativi alla privacy

I.4.1

Documento valutazione rischi (L. 626/94) e relativi allegati

Domande:

VI.9.1

- di ferie

VII.4.2

- di supplenze

VII.1.3 - VII.1.4 -VII.1.5

- dei candidati per l'ammissione agli esami e per l'iscrizione alla scuola

Donazioni, immobili di proprietà

Dotazioni strumentali: richieste di intervento

Economato, norme e disposizioni

Educazione alla salute

V.2.2

VI.8.1

VI.10.9

I.1.3

IV.8.1

Elaborati:

- prove Invalsi

IV.10.4

IV.10.3

IV.10.2

IV.10.1

- prove pratiche per gli esami di Stato

- prove scritte e grafiche per gli esami di Stato

- prove scritte, grafiche e pratiche degli alunni (escluse quelle prodotte per gli esami di Stato)

Elenchi di:

- alunni per l'iscrizione

V.2.1

VI.7.1

VII.6.1

I.7.2

- consistenza di archivi o altri beni inventariati

- personale

Elezioni degli Organi Collegiali, atti

EMENS modelli denunce retributive mensili

VI.4.2

22

Enti locali, relazioni su collaborazioni e consulenze

Entrate, partitario

III.4.1

VI.1.1

Esami:

- di Stato, elaborati prove scritte, grafiche e pratiche

- domande d'ammissione

IV.10.2 - IV.10.3

V.2.2

- registro dei verbali

I.5.28

Esoneri

V.8.1

Esperti esterni, documentazione relativa

Esperti esterni, relazioni su collaborazioni e consulenze

Estratti conto bancari e postali

Fascicoli:

VII.8.2

VII.8.1

VI.3.6

- individuali del personale docente e non docente in servizio, in quiescenza, di ruolo e non di ruolo (ora T.D.

e T.I.)

VII.2.1

- personali degli alunni

V.4.2

VI.1.2

VII.4.2

VII.5.1

VII.4.1

VI.4.5

V.3.2

Fatture

Ferie, domande

Firme presenza, aggiornamento del personale

Fogli di presenza e altri documenti per la rilevazione delle presenze

Fondo Espero

Formazione delle classi, documentazione

Fornitura materiali ed espletamento di servizi, contratti

Fornitura materiali, registro contratti

Garanzia di apparecchiature ed attrezzature

Giornali:

VI.10.1

I.5.5

VI.10.8

- acquisto o abbonamento

- di cassa

VI.10.4

VI.3.2

I.8.2

Giornalini di classe o d'Istituto

Gite scolastiche

IV.6.3

Graduatorie:

- d'Istituto

VII.1.3

VII.1.5

VII.1.2

VII.1.4

- in calce

- interne

- non più in vigore

Gruppi di lavoro:

- derivati dagli Organi Collegiali

- nomine, verbali, documenti istruttori e deliberativi

Gruppo sportivo, registri attività

Immatricolazione alunni, registri

Immobili:

I.5.3

I.7.3

IV.9.3

I.5.21

- di proprietà

VI.8.1

- in uso, compresa la documentazione pervenuta in copia

Impianti:

VI.6.1 - VI.6.2

- durevoli, disegni tecnici e progetti

- sportivi, autorizzazioni all'uso

Inaugurazioni, documentazione relativa

Inchieste e indagini ambientali e socio-economiche

Infortuni, documentazione e registri

INPS, contributi

VI.10.12

IV.9.1

I.8.1

I.3.2

I.5.18 - VII.2.2 - VII.7.1

VI.4.2

Inserimento alunni stranieri, progetti formativi

Interventi:

IV.2.1

- educazione alla salute

IV.8.1

VI.10.5

IV.2.1

I.1.1

- manutenzione, corrispondenza relativa

- recupero, progetti formativi

Intitolazione della scuola

INVALSI:

- progetto, prospetti riassuntivi

- prove somministrate agli alunni

Inventari patrimoniali dei beni mobili e d'archivio

IRAP - Denunce annuali

I.6.5

IV.10.4

I.5.11

VI.4.8

V.2.2

I.6.2

Iscrizioni a scuola, domande e documenti prodotti

Ispettori scolastici, verbali

23

Istituti:

- cassiere

VI.3.3 - VI.3.4

I.1.1

- paritari, Statuti e regolamenti

- regolamenti interni e norme

Istituzione della scuola

I.1.2

I.1.1

Istituzioni socio-assistenziali, relazione su collaborazione e consulenze

IVA, dichiarazione

III.4.1

VI.4.9

I.1.2

Laboratori, regolamenti interni e norme

Legge 626/94:

- documento valutazione rischi e relativi allegati

- sicurezza locali e impianti degli immobili di proprietà ed in uso

Lezioni private, registro

VI.9.1

VI.6.1 - VI.8.1

I.5.15

Libretti scolastici

V.4.4

Libretto degli autoveicoli in dotazione

Libri di testo, verbali e relazioni per l'adozione

Libri, acquisto

VI.10.10

IV.4.1

VI.10.4

I.5.13

Licenze software

Liquidazioni:

- consulenze

VI.2.4

VI.2.5

- copie delibere e determine

Locali scolastici, autorizzazioni all'uso

Locandine pubblicate o stampate dalla o per conto della scuola

Locazione immobili, atti relativi

Malattie professionali

IV.9.1

I.8.4

VI.6.1

VII.2.2 - VII.7.1

VI.2.2

Mandati di pagamento e relativa documentazione giustificativa

Manifestazioni teatrali

IV.2.3

Manifesti pubblicati o stampati dalla o per conto della scuola

Manutenzione:

I.8.4

- interventi

VI.10.5

VI.8.1

VI.10.3

V.6.2

- immobili di proprietà

Matrici di buoni acquisto, generi di refezione / consumo

Mensa, elenco presenze e richiesta di iscrizione al servizio

Modelli:

- 26 C.G.

VI.2.3

VI.4.2

VI.4.6

VI.4.7

VI.4.3

I.6.4

- EMENS, denunce retributive mensili

- 101, CUD, CU

-770

- 01/M, copia del datore di lavoro

Monitoraggio

Musica, progetti formativi

IV.2.1

I.1.2

Norme interne relative a biblioteca, laboratori, Istituto

OCSEA-PISA, progetto

I.6.5

Orari delle lezioni

IV.3.2

I.1.5

Ordinanze interne esplicative e direttive

Ordinativi di acquisto

VI.1.2

II.6.1

Ordini di servizio generali

Organi Collegiali, di Circolo e d'Istituto:

- atti delle elezioni

I.7.2

I.7.1

- atti di nomina

- convocazioni riunioni

II.1.3

I.5.3

- registri dei verbali

Organico di autonomia, documentazione

Organizzazioni sindacali, rapporti con

Orientamento, progetti formativi

Pagelle scolastiche

I.2.1

II.10.2

V.1.1

V.4.3

III.4.2

VI.1.1

VI.7.5

IV.2.1

V.6.6

IV.6.4

Pareri legali

Partitario delle entrate e delle uscite

Passaggi di consegna, verbali

Patentino, progetti formativi

Patronato Scolastico

PCTO, documentazione relativa

24

PEI (piano educativo individualizzato)

Pensione e trattamento di quiescenza

Percorsi didattici, documenti prodotti da docenti e studenti

Perizie su immobili di proprietà ed immobili in uso

Permessi del personale: brevi e di studio

Personale:

IV.5.2

I.1.7 - VII.2.2

IV.5.5

VI.6.1 - VI.8.1

VII.2.2 - VII.4.2

- aggiornamento

VII.5.1

I.1.4

- norme e disposizioni

Personale ATA, piano delle attività

Piani di lavoro

II.6.2

IV.5.1

I.2.1

Pianta organica

Planimetrie di immobili di proprietà ed immobili in uso

POF (piano offerta formativa)

Polizze assicurative, documentazione

PON e POR (Progetti Operativi Nazionali e Regionali)

Portfolio

VI.6.1 - VI.8.1

IV.1.1

VI.5.1

IV.2.2

V.4.4

Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie

Posta in partenza e in arrivo, registro

Presa di servizio

VII.2.2

I.4.7

VII.2.1

VII.4.1

VI.10.2

I.3.1

Presenze, fogli

Prestazioni d'opera, contratti

Privacy - documento programmatico di sicurezza dati

Privacy – documenti relativi

Profili degli alunni, registri

I.4.1

IV.3.3

Progetti:

- curricolari

IV.5.5

IV.8.1

- educazione alla salute

- formativi

IV.2.1

- operativi

IV.2.2

- tecnici per immobili di proprietà ed in uso

Programmazione e attuazione attività scolastiche anche esterne, documentazione

Programmi:

VI.6.1 - VI.8.1

IV.2.3 - IV.6.3

- aggiornamento del personale

- contabili annuali

VII.5.1

VI.3.1

IV.5.3

IV.5.4

- d'esame

- dei singoli docenti

Prospetti:

- scrutini finali

IV.10.6

IV.10.5

I.4.4

- scrutini trimestrali o quadrimestrali

Protocolli della corrispondenza generali e riservati

Protocolli di sicurezza

VI.9.2

I.5.28

I.8.3

Prove esami, registri verbali

Pubblicazioni varie della scuola

Questionari

I.6.4

Quiescenza, trattamento

I.1.7

R.S.U.

II.10.2

I.8.3

Rapporti con organizzazioni sindacali e rappresentanze interne

Rappresentanze sindacali interne

Rassegna stampa della scuola

Recupero orario, documentazione relativa

Recupero retribuzione dipendenti assenti dal lavoro per responsabilità di terzi

Registri:

IV.3.1

III.3.1

- assenze degli alunni

IV.3.6

I.5.20

IV.9.3

I.5.15

I.5.29

I.5.19

I.5.23

IV.3.4

I.5.30

- assenze del personale

- attività del Gruppo Sportivo

- autorizzazioni ad impartire lezioni private

- carico e scarico dei diplomi

- certificati di servizio rilasciati

- certificati di studio

- classe

- consegna dei diplomi

25

- conto corrente postale, ricevute di versamento

- contratti per fornitura di materiali, espletamento di servizi, assunzione di personale

- cronologici dei contratti

VI.3.7

I.5.5

I.5.6

- debito formativo

I.5.24

I.5.4

- deliberazioni

- entrata dei sussidi multimediali

- entrata della biblioteca

I.5.11

I.5.22

I.5.21

I.5.18

I.5.11

I.5.21

VI.11.2

I.5.12

I.5.8

- generali dei voti

- generali delle valutazioni

- immatricolazione alunni

- infortuni

- inventariali dei beni mobili

- iscrizione alunni

- licenze software

- magazzino

- materiali di facile consumo

- personali dei docenti

IV.3.5

I.4.7

- posta in partenza

- profili alunni redatti dai Consigli di classe

- protocollo, generali e riservati

- riunioni per dipartimento

- riunioni per materia

IV.3.3

I.4.4

I.5.26

I.5.25

VI.2.3

I.5.16

I.5.17

I.5.9

- spese per apertura di credito e rendiconto trimestrale

- stato del personale

- stipendi ed altri assegni

- tasse scolastiche per iscrizione e diploma

- tessere di riconoscimento (mod. AT)

- verbali degli esami

I.5.14

I.5.28

I.5.3

- verbali degli Organi Collegiali

- verbali degli scrutini

I.5.27

VI.3.9

I.5.2

- verbali del Collegio dei Revisori

- verbali del Consiglio o Staff di Presidenza

- verbali della cassa scolastica

- verbali riunioni per contrattazione d'Istituto

Regolamenti:

I.5.7

I.5.1

- biblioteche d'Istituto

I.1.8

I.1.1

- e Statuti, Istituti paritari

- interni relativi a biblioteca, laboratori, Istituto

Regolarizzazioni contributive personali

Relazioni:

I.1.2

VI.4.2

- attività della scuola

I.6.5

III.4.1

VII.8.1

I.8.1

- collaborazioni con istituzioni ed enti

- collaborazioni o consulenze con enti esterni

- esterne, atti

- finali di classe e d'Istituto

- finali, aggiornamento personale

- ripetenze alunni

I.6.3

VII.5.1

V.4.1

VI.2.3

Rendiconto trimestrale

Repertori:

- archivio

I.5.11

I.4.5

- fascicoli d'archivio

Reti di scuole, convenzioni e accordi

Retribuzione dipendenti, recupero

Reversali di pagamento e relativa documentazione giustificativa

Revisori

II.9.1

III.3.1

VI.1.2

I.5.10 - VI.3.9

Richieste:

- accesso ai documenti

I.4.8

I.4.10

I.4.12

I.4.9

- certificati

- consultazione archivio della scuola

- copie di atti

- intervento - risorse strumentali

VI.10.9

26

Ricognizioni patrimoniali:

- decennali

VI.7.3

VI.7.2

III.1.1

- di scuole confluite

Ricorsi amministrativi e giurisdizionali

Rilevazioni dati sull'attività della scuola

Ripetenze alunni, relazioni

I.6.5

V.4.1

Riscatto periodi assicurativi

VII.2.1

VI.8.1

I.5.3 - II.1.3

VI.7.4

VI.10.4

I.4.6

Ristrutturazione immobili di proprietà

Riunioni Organi Collegiali e verbali degli stessi

Rivalutazioni patrimoniali quinquennali

Riviste, abbonamento e acquisto

Rubriche alfabetiche del protocollo

Ruoli del personale

VII.6.1

IV.8.1

V.5.1

Salute, progetti educativi

Sanzioni disciplinari alunni

Sanzioni disciplinari a docenti e personale ATA

Scarto di atti d'archivio

VII.6.2

I.4.3

Scatti anticipati, domande

VII.2.2

IV.5.4

V.10.1

V.4.3 - V.10.1

II.10.2

I.5.27 - VI.4.7

I.5.5

Sceneggiature cinematografiche, documenti prodotti da docenti e studenti

Schedario degli alunni

Schede alunni, individuali e di valutazione

Scioperi

Scrutini, prospetti e registri verbali

Servizi, espletamento: registri contratti

Servizio Sanitario Nazionale, relazione su collaborazioni e consulenze

Sindacato, rappresentanze

III.4.1

II.10.2

IV.6.1

IV.5.4

VI.2.3

IV.9.2

I.5.2

Soggiorni climatici

Sperimentazioni multidisciplinari, documenti prodotti da docenti e studenti

Spese, registro

Sport, progetti formativi

Staff di Presidenza, registri dei verbali

Stage

IV.6.2

I.4.11

Stampati, richiesta

Statistiche

I.3.3

Stato di famiglia e relativa documentazione

Statuti e regolamenti, Istituti paritari

Stipendi, registro

VII.2.1

I.1.1

I.5.17

Supplenze, domande

VII.1.5

I.5.11

Sussidi multimediali, registri di entrata

Sussidi, documenti prodotti da docenti e studenti

Tabelle stipendi

IV.5.4

VII.3.1

Tabulati:

- mensili riepilogativi retribuzioni

- riepilogativi imponibili

VII.3.1

VI.4.2

VI.4.1

I.5.9

Tassa raccolta rifiuti e Modello Unico Dichiarazione Ambientale

Tasse scolastiche per iscrizione e diploma

Teatro, progetti formativi

IV.2.1

VI.3.5

Tesoriere, distinte di trasmissione

Tessere:

- ministeriale

VII.2.2

I.5.14

IV.5.4

I.4.2

- di riconoscimento (mod. AT), registro

Testi teatrali, documenti prodotti da docenti e studenti

Titolari di classificazione d'archivio

Titoli di studio

VII.2.1

III.1.1

VII.2.1

I.1.1

Transazioni, documentazione prodotta e acquista

Trasferimento, domande

Trasformazioni di scuole

Trasporto alunni, richiesta:

- iscrizione al servizio ed attestazioni di pagamento

- trasporto gratuito

V.6.3

V.6.4

I.1.7

Trattamento di quiescenza

27

Tribunale dei minori, relazioni su collaborazioni e consulenze

Uscite, partitario

III.4.1

VI.2.1

Utenze:

- elettricità (ecc.)

VI.10.11

VI.11.1

V.7.2

- fonia

Vaccinazione, campagne

Valutazioni:

- alunni

V.4.3

I.6.5

- attività della scuola

- registri

I.5.22

VI.8.1

Vendite, immobili di proprietà

Verbali:

- collaudo di apparecchiature e attrezzature

- collaudo di immobili di proprietà ed immobili in uso

- Collegio docenti

VI.10.7

VI.8.1

II.3.1

II.8.2

II.11.1

I.7.1

- Comitato studentesco e dei genitori

- commissioni e gruppi di lavoro

- commissioni elettorali

- Consiglio d’Amministrazione

- Consiglio di Istituto e Consiglio di Circolo

- Consiglio di Classe e Interclasse

- consegna ed elenchi consistenza di archivi od altri beni inventariati

- debito formativo

II.1.2

II.1.1

II.2.1

VI.7.1

I.5.24

II.4.1

I.6.2

- Giunta esecutiva

- ispettori scolastici

- passaggi di consegna

- riunioni collegiali

VI.7.5

II.3.2

II.7.1

III.2.1

- valutazione docenti

Violazioni amministrative e reati, documentazione

Visite:

- collegiali e fiscali e relativi referti

- di studio

VII.2.1

IV.6.3

28

INDICAZIONI PER LA PROCEDURA DI SCARTO

Al fine di svolgere le operazioni di scarto, il responsabile per la tenuta degli archivi:

— verifica periodicamente la tipologia e i tempi di conservazione della documentazione, sia

cartacea che elettronica, presente nell’archivio di deposito per individuare quella da scartare

applicando le disposizioni del presente massimario di scarto;

— procede con la compilazione di una lista della documentazione da scartare¹e la comunica al

Responsabile della Gestione Documentale;

— trasmette alla Soprintendenza Archivistica, con lettera protocollata, la lista in due copie,

entrambe da lui firmate, delle tipologie archivistiche che si ritiene non abbiano più utilità

amministrativa, chiedendo l’autorizzazione prevista dall’articolo 21, comma 1, del D.Lgs. 22

gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della

legge 6 luglio 2002, n. 137”.

— una volta restituita la copia della lista da parte della Sovrintendenza Archivistica, vistata con

approvazione totale o parziale, provvede a distruggere i documenti da scartare. Qualora ci si

avvalga di soggetti esterni (come ditte o organizzazioni di volontariato, ex D.P.R. 8 gennaio

2001, n. 37, articolo 8, che operano nella raccolta della carta) occorre che questi diano

attestazione scritta dell’effettiva distruzione (tramite triturazione, incenerimento, macerazione al

fine di riciclare il materiale) della documentazione loro conferita.

— trasmette alla Soprintendenza Archivistica copia del verbale attestante le modalità dell'avvenuta

distruzione.

1

L’elenco di scarto viene redatto conformemente al modello (Appendice A) e comprende: (1) la descrizione delle tipologie dei documenti

(es. elaborati delle prove in classe, richieste di certificati, ecc.); (2) gli anni di riferimento; (3) la quantità del materiale (in numero di faldoni,

scatole, pacchi e in peso approssimativo); (4) i motivi della proposta di eliminazione. In testa all’elenco di scarto, occorre indicare il numero

di pagine di cui si compone.

29

APPENDICE A – Elenco degli atti che si propongono per l’eliminazione

N. d’ordine

Classificazione¹

Descrizione degli atti²

Estremi cronologici

N. pezzi³

Peso in Kg⁴

Motivazioni dell’eliminazione⁵

Data

Firma⁶_____________________

1

2

3

4

5

6

Si riporta la classificazione che le unità archivistiche possiedono

Descrizione sintetica di ogni voce, sufficiente a rendere riconoscibili i documenti

Oltre alla quantità, specificare anche la qualità dei contenitori (cartelle, faldoni, scatole, pacchi, sacchi…)

Il peso può anche essere indicato complessivamente per tutte le unità che si propongono per lo scarto

Indicare sinteticamente il motivo dello scarto e/o la documentazione alternativa che viene conservata

Indicare con chiarezza la qualifica e la responsabilità di chi firma, apponendo il timbro dell’Ente