Manuale di Conservazione  
I.C. G. Perlasca  
VIA POLETTI 65, 44122 FERRARA (FE) - TEL.: 0532765789  
E-MAIL: FEIC81200Q@ISTRUZIONE.IT - PEC: FEIC81200Q@PEC.ISTRUZIONE.IT  
C.F.: 93076230387 - C.M.: FEIC81200Q  
N° Versione  
Data  
Tipo  
Autore  
Approvazione  
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22/06/2026  
Prima redazione  
DSGA  
INTRODUZIONE  
Il presente documento è il Manuale di conservazione (d’ora in poi Manuale) dei documenti  
informatici applicato dall’amministrazione scrivente come soggetto produttore (d’ora in poi  
Produttore) che intende sottoporre a conservazione digitale alcune tipologie documentali,  
affidando il processo di conservazione al Conservatore Autorizzato.  
Il presente Manuale contiene esclusivamente le informazioni di pertinenza del Produttore e  
rimanda per tutti gli aspetti non esplicitamente inseriti nel documento al Manuale di  
Conservazione del Conservatore pubblicato nella versione aggiornata sul sito web dell’Agenzia  
per l’Italia Digitale - AgID nella sezione dedicata ai conservatori accreditati.  
Al Manuale della Conservazione sono collegati i documenti riportati ne successivo elenco, che  
entrano più nel dettaglio in diversi aspetti del processo di conservazione:  
- Condizioni generali del contratto: È il documento in cui sono definite le modalità di  
erogazione del servizio.  
- Scheda Servizio/Allegato Tecnico: È il disciplinare tecnico contenente specifiche tecnico-  
funzionali e requisiti del servizio di conservazione  
Per tutti gli aspetti relativi al modello di funzionamento, alla descrizione del processo, alla  
descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, alle misure di sicurezza adottate e  
ad ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento del Sistema di  
conservazione, si rimanda a quanto indicato nello specifico Manuale del Conservatore messo a  
disposizione del Titolare tramite pubblicazione nel sito web del Conservatore.  
1. ADOZIONE E PUBBLICAZIONE DEL MANUALE  
Il presente manuale è redatto dal Responsabile della Conservazione e adottato con  
provvedimento del Dirigente Scolastico e, in coerenza con quanto previsto nelle Linee guida  
AgID, è reso pubblico mediante la pubblicazione sul sito istituzionale dell’Istituzione scolastica  
in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente”, prevista  
dall’art. 9 del D.Lgs. 33/20131.  
2. TERMINOLOGIA, NORMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO  
Per la Normativa, Standard di Riferimento e la terminologia specifica relativa al processo di  
conservazione si rimanda al Manuale del Conservatore.  
3. MODELLO ORGANIZZATIVO  
Il processo di conservazione viene svolto all’esterno della struttura organizzativa in quanto le  
attività di conservazione sono affidate al Conservatore secondo gli accordi intercorsi.  
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Il modello organizzativo di riferimento del Sistema di conservazione viene definito formalmente  
nei ruoli e nelle responsabilità dei vari attori coinvolti nel processo di conservazione dei  
documenti informatici, come di seguito riportato.  
Titolare della conservazione  
Nome Istituto  
Indirizzo sede  
Codice fiscale  
Telefono  
Istituto Comprensivo G. Perlasca  
Via Poletti 65 – 44122 Ferrara (FE)  
93076230387  
0532/765789-761984  
E-mail  
feic81200q@istruzione.it  
feic81200q@pec.istruzione.it  
PEC  
Le figure interne all’Istituto individuate sono:  
Responsabile della Conservazione  
il Titolare del servizio, od il soggetto dal medesimo nominato, il quale ha facoltà di affidare a  
terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla vigente normativa.  
Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di  
conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;  
Nome Responsabile  
Codice fiscale  
E-mail  
Floriana Peracchia  
PRCFRN66S67A488N  
feic81200q@istruzione.it  
Responsabile Produttore dei Pacchetti di Versamento  
La persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il  
Pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di  
conservazione. Qualora il Cliente sia una Pubblica Amministrazione, il Produttore dei pacchetti  
di versamento si identifica con il responsabile della gestione documentale.  
Per pacchetto di versamento si intende l’insieme di documenti che il Produttore (l’Istituzione  
scolastica) invia al sistema di conservazione.  
Ogni pacchetto di versamento è costituito dai file dati del documento da conservare e dai  
rispettivi medatadi.  
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Per la struttura di dettaglio del pacchetto di versamento si rimanda al manuale di conservazione  
del Conservatore.  
La produzione e trasmissione dei pacchetti di versamento avviene per mezzo del sistema di  
gestione documentale NUVOLA ed è effettuata a cura dei soggetti autorizzati all’interno  
dell’amministrazione, mediante apposita profilazione delle utenze. La trasmissione avviene  
mediante chiamate applicative ai web services messi a disposizione dal Conservatore.  
A fronte della trasmissione del pacchetto di versamento il Conservatore restituisce al sistema  
mittente una ricevuta di accettazione/versamento del pacchetto in caso di esito positivo o un  
rapporto di errore in caso di esito negativo.  
Conservatore  
Nome Istituto  
Indirizzo sede  
Codice fiscale  
Telefono  
MADISOFT SOCIETA' PER AZIONI  
VIA GIOVANNI FALCONE 5 POLLENZA MC 62010  
01818840439  
0733/203595  
E-mail  
info@madisoft.it  
PEC  
madisoft@pec.it  
I soggetti individuati all’interno del Conservatore sono indicati nel Manuale del Conservatore, a  
cui si rimanda.  
4. VERSAMENTO  
INFORMATICI  
IN  
CONSERVAZIONE  
DEI  
DOCUMENTI  
Il Responsabile della gestione documentale o un suo delegato predispone la creazione e la  
trasmissione dei Pacchetti di versamento al Conservatore mediante opzioni automatiche di invio  
per il registro giornaliero del protocollo e mediante operazioni manuali per la trasmissione dei  
documenti oggetto di conservazione.  
I formati dei file da conservare devono essere conformi all’elenco dei formati previsti  
dall’Allegato 2 delle Linee Guida e dai formati ammessi dal Sistema di conservazione elencati  
nel Manuale del Conservatore a cui si rimanda.  
Il processo di conservazione si basa oltre che sui Pacchetti di Versamento sui seguenti Pacchetti  
Informativi  
- Pacchetto di Archiviazione (PdA): Pacchetto informativo generato dalla trasformazione di uno  
o più pacchetti di versamento coerentemente con le modalità riportate nel manuale di  
conservazione.  
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- Pacchetto di Distribuzione (PdD): Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione  
all’utente in risposta ad una sua richiesta di accesso a oggetti di conservazione.  
Per la natura e la struttura di tali oggetti informatici si rimanda al Manuale del Conservatore.  
5. OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE  
Le tipologie documentali sottoposte a conservazione e la frequenza con la quale gli oggetti  
vengono inviati al sistema di conservazione sono stabilite dal Responsabile della  
Conservazione.  
Ciascun oggetto inviato in conservazione è corredato da un set di metadati in base alla tipologia  
di pertinenza.  
I metadati sono associati al documento in fase di formazione dello stesso e sono utilizzati oltre  
che per identificarne il contenuto, anche come chiavi di ricerca nel sistema di conservazione.  
La durata di conservazione delle tipologie documentali è definita nel massimario di scarto  
allegato al Manuale di Gestione Documentale.  
I documenti che hanno esaurito la loro validità amministrativo-giuridica e non sono più soggetti  
a consultazione non vengono comunque eliminati dal sistema fintanto che non ne viene richiesto  
lo scarto, previa autorizzazione da parte della Soprintendenza per i Beni Culturali di pertinenza.  
Vengono sottoposti a conservazione:  
- il registro Giornaliero di Protocollo, creato secondo le linee guida Agid vigenti  
- tutti i documenti identificati da una delle tipologie elencate nel massimario di scarto, allegato a  
questo documento.  
6. ULTERIORI RIFERIMENTI  
Per il processo di conservazione, comprendente tutte le fasi del ciclo di vita dei pacchetti  
informativi, nonché per la descrizione del Sistema di conservazione, comprensivo di tutte le  
componenti tecnologiche, fisiche e logiche, delle procedure di gestione e di evoluzione delle  
medesime, per la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema e  
delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di  
anomalie ed ogni altro aspetto relativo al Sistema di conservazione, si rimanda al Manuale del  
Conservatore.  
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