Subject: PRIVACY - LETTERE DI AUTORIZZAZIONE E NOMINE RESPONSABILI + INFORMATIVA PERSONALE
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Date: Fri, 19 Dec 2025 09:22:15 +0100

Egregio Dirigente Scolastico

In seguito alla ricezione della check-list del Suo Istituto abbiamo potuto
elaborare tutto il materiale autorizzativo e precisamente:

*	Le LETTERE DI AUTORIZZAZIONE per il personale interno così
suddivise:

*	Lettere di Autorizzazione nominative

*	Membri dello Staff del Dirigente Scolastico
*	D.S.G.A. e Assistenti Amministrativi
*	Funzioni Strumentali
*	Funzioni della sicurezza (A.S.P.P., R.L.S. etc.) 
*	Altri

*	Lettere di Autorizzazione all’accesso ai sistemi informativi

*	Amministratore di Sistema
*	Addetti alla gestione / manutenzione dei sistemi informatici
*	Amministratori delle piattaforme informatiche

*	Lettere di autorizzazione cumulative

*	Docenti
*	Collaboratori Scolastici
*	Assistenti Tecnici (se presenti)
*	Membri della Commissione formazione classi (se designata)
*	Membri del Comitato di valutazione
*	Addetti alla somministrazione dei farmaci

 

*	I CONTRATTI DI NOMINA A RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO per gli esterni
a cui sono affidati incarichi che comportano il trattamento di dati
(Registro elettronico, Piattaforme didattiche, Servizio di cassa, R.S.P.P.,
D.P.O. etc.).

Per quanto attiene alle lettere di autorizzazione destinate al personale
interno, potrà fornirle in formato cartaceo o digitale (anche tramite
e-mail) mantenendo traccia della loro consegna. E’ auspicabile, ma non
indispensabile, che i destinatari restituiscano copia controfirmata per
presa visione o quantomeno “spuntino” la casella di presa visione presente
in quasi tutti i registri elettronici. Non dimentichi di trasmettere,
insieme alla lettera, anche le Istruzioni Operative Privacy (I.O.P.) che
sono parte integrante ed essenziale di tali lettere.

Relativamente ai contratti di nomina a “Responsabile del trattamento”,
destinati a soggetti esterni, è invece fondamentale che vengano
controfirmati dal soggetto in possesso dei poteri di firma. E’ da precisare
che molto spesso tale nomina è contenuta nel contratto sottostante (quello
con cui sono stati designati come gestori del registro elettronico, D.P.O.,
R.S.P.P. etc.) e quindi, in questo caso, non sarà necessario sottoporli
nuovamente a firma. Per quanto riguarda i gestori delle piattaforme
didattiche, se grandi colossi del web (come Google o Microsoft) non avranno
un indirizzo a cui trasmettere la nostra lettera di nomina e sicuramente non
potremo aspettarci che la restituiscano firmata. In questo caso fara fede il
contratto da Voi sottoscritto al momento dell’attivazione dei servizi (in
cui probabilmente i gestori si auto-nominano come responsabili).

Inoltre, in applicazione del “decreto trasparenza” (D.Lgs 104/2022), Le
trasmetto l’informativa tecnica da rendere ai sensi della norma in oggetto
ai lavoratori del Suo Istituto. (vedi INFO PERSONALE DLGS 104-22)

A disposizione per qualsiasi chiarimento, l’occasione mi è gradita per
porgere cordiali saluti.

 

Luca Corbellini

Specialista in Informatica Giuridica e Sicurezza del Lavoro
Studio  <http://ag.i.com/> AG.I.COM. S.r.l.  -  Via XXV Aprile, 12 - 20070
SAN ZENONE AL LAMBRO (MI)

Tel. 02-90601324  -  FAX  02-700527180  -   <http://www.agicomstudio.it/>
http://www.agicomstudio.it

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