AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE
Articolazione degli uffici
Art. 13 c. 1 lett. b,c - Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni 1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi: b) all'articolazione degli uffici, le competenze e le risorse a disposizione di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici; c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche.
ORGANIZZAZIONE DEI SERVIZI AMMINISTRATIVI
DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI ED AMMINISTRATIVI
- 1 unità
AREA D - PROFILO PROFESSIONALE
Area D:
Svolge attività lavorativa di rilevante complessità ed avente rilevanza esterna. Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze.
Organizza autonomamente l’attività del personale ATA nell’ambito delle direttive del Dirigente Scolastico. Attribuisce al personale ATA, nell’ambito del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa e le prestazioni eccedenti l’orario d’obbligo, quando necessario.
Svolge con autonomia operativa e responsabilità diretta attività d’istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili; è funzionario delegato, ufficiale rogante e consegnatario dei beni mobili.
Può svolgere attività di studio e di elaborazione di piani e programmi richiedenti specifica specializzazione professionale, con autonoma determinazione dei processi formativi ed attuativi. Può svolgere incarichi di attività tutoriale, di aggiornamento e formazione nei confronti del personale. Possono essergli affidati incarichi ispettivi nell'ambito delle istituzioni scolastiche.
Il DSGA firma tutti gli atti sua competenza ed in materia di certificazioni tutti quegli atti a contenuto vincolante che consistono in una ricognizione di fatti già in possesso dall’Istituzione scolastica e che non implicano sotto qualsiasi aspetto l’espressione di un giudizio o una valutazione discrezionale e come ad esempio:
- Certificato di promozione alla classe successiva
- Certificato d’iscrizione e frequenza
- Certificato di servizio
- Stato di Servizio
- Certificato degli esami di maturità
- Certificato dei voti riportati
- Certificato di curriculum dello studente
- Conferma dati anagrafici
- Codice fiscale
- Stipendio in godimento
- Posizione debitoria per prestiti
- Ritenute extraerariali
- Godimento dell’assegno per il nucleo familiare
- Data e numero d’assunzione della domanda al protocollo della scuola
- All’autenticazione della firma in calce alle istanze presentate alla scuola
- All’autenticazione delle copie conformi
- …
In attuazione di quanto previsto dal Decreto Interministeriale 28 agosto 2018, n. 129 il Direttore SGA svolge l’attività istruttoria relativamente all’attività negoziale e svolge all’occorrenza di volta in volta le singole attività negoziali delegate.
Svolge l’attività negoziale connesse alle minute spese ai sensi del citato Decreto Interministeriale, secondo i criteri dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità.
Svolge l’attività negoziale connesse alle minute spese ai sensi del citato Decreto Interministeriale, secondo i criteri dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità.
ASSISTENTI AMMINISTRATIVI
AREA B - PROFILO PROFESSIONALE
amministrativo
- Esegue attività lavorativa richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure anche con l'utilizzazione di strumenti di tipo informatico, pure per finalità di catalogazione. Ha competenza diretta della tenuta dell'archivio e del protocollo. Ha responsabilità diretta nella esecuzione degli atti.
Il personale di segreteria è suddiviso in AREE: Area Amministrativa/contabile, Area Personale, Area Didattica e Area Acquisti/Patrimonio.
Gli incarichi assegnati agli assistenti amministrativi, nell’ambito delle direttive ed istruzioni impartite dal DSGA, sono gestiti dal personale con autonomia e responsabilità operativa. Per semplificazione si elencano le attività individuali a cui principalmente sono assegnati gli assistenti amministrativi.
In caso di più assistenti assegnati al medesimo ufficio/settore, questi opereranno in modo da facilitare uno scambio reciproco d’informazioni, che renda possibile un’immediata sostituzione dell’interessato in caso d’assenza e/o impedimento.
Si precisa che, al fine di rendere efficace il funzionamento dei servizi, gli assistenti dello stesso ufficio, pur essendo incaricati, allo svolgimento di specifiche attività, sono tenuti a collaborare, nell’ambito dell’ufficio d’assegnazione, con i colleghi dello stesso ufficio.
COLLABORAZIONI TRA UFFICI DI DIVERSO SETTORE
La ripartizione dei compiti non esclude l’opportuna e necessaria collaborazione tra le varie unità di personale nei periodi d’intensa attività lavorativa e per il rispetto delle scadenze; se necessario, saranno impartite istruzioni per il corretto e regolare funzionamento amministrativo della scuola (cfr. profilo professionale DSGA vigente “verifica delle attività e dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze”).
Le incombenze giornaliere non assegnate o assegnate al personale assente saranno smistate dal D.S.G.A. in modo da garantire la funzionalità dell’ufficio.
URP |
- Moretti Daniela
- Assistente Amministrativa
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L’Ufficio Relazioni con il Pubblico provvede principalmente all’accoglienza dell’utenza diretta ed indiretta (alunni, genitori, utenza esterna e docenti interni dell’istituto) tutti i giorni dalle ore 08.00 alle ore 9.15, dalle ore 11.00 alle ore 13.00 ed il pomeriggio dal lunedì al venerdì dalle ore 14.00 alle ore 15.30. L’URP riceve le varie richieste, utilizzando, quando previsto, l’apposita modulistica. Rilascia regolare ricevuta all’utente se dovuta e smista le richieste acquisite , per poterle poi passare agli uffici competenti per gli adempimenti consequenziali e connessi. Alle Assistenti Amministrative sono assegnati i seguenti compiti:
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UFFICIO PERSONALE |
- Clerici Marina
- Barbaglio Cristina
- Oliva Angela
- Romani Rosalinda (18h)
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Gestione delle pratiche relative al Personale docente e ATA con particolare riferimento a:
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Romani Rosalinda
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UFFICIO ACQUISTI/PATRIMONIO/CONTRATTI |
- Napolitano Carmela
- Fusar Poli Nadia
□ Napolitano Carmela
Fusar Poli Nadia
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· RESPONSABILE UFFICIO ACQUISTI · Gestione istruttoria e stipula di contratti di acquisto di beni e servizi con conseguente gestione delle scorte di magazzino · Richiesta dei preventivi per le licitazioni private, appalti o trattative private ai sensi del regolamento sull’attività negoziale, nel rispetto del Codice dei Contratti e della legge di stabilità ( legge 24/12/2012n. 228 ) che prevede l’obbligo del ricorso alle Convenzioni Consip ed alla consultazione del MEPA così come previsto dalla circolare MEF n. 2 del 5/2/2013 · Preventivi e B.O. uscite didattiche e viaggi d’istruzione/determine · Predisposizione bandi di gara con relative determine (iniziale di indizione e finale di aggiudicazione) , predisposizione nomina commissione. Pubblicazione dei bandi sul sito web dell’istituto. · Predisposizione dei prospetti comparativi, nel rispetto dei criteri fissati dal Consiglio di Istituto e dal Regolamento n. 129 del 28/8/2018 · Emissione di buoni d’ordine · Richiesta CIG , CUP, DURC, Tracciabilità dei flussi e richiesta di certificazione antimafia · Scarico e controllo fatture elettroniche · Scambio dell’informativa sul trattamento dei dati con le ditte fornitrici, ai sensi dell’art. 13 del D.L.vo 196/03 e del · Regolamento UE 2016/679 · Ricevimento e controllo del materiale · Redazione di collaudo ed iscrizione nell’inventario per i beni inventariabili. Stampe etichette con numero inventario ed apposizione sui beni · Carico e scarico delle schede di magazzino. Tenuta del registro magazzino. Tenuta dei registri dell’inventario · Sub consegna dei beni mobili e ricognizione dei beni all’atto della riconsegna da parte dei docenti sub-consegnatari. Scarico del materiale dichiarato obsoleto, fuori uso o rubato. Predisposizione procedura per la vendita dei beni dichiarati obsoleti ed inservibili all’uso. Aggiornamento inventario per ubicazione dei beni. Predisposizione denunce furti agli organi competenti e denuncia alla compagnia assicurativa · Distribuzione e registrazione materiale software, hardware e attrezzature didattiche · Predisposizione richieste minute spese con preventiva richiesta di autorizzazione del DSGA · Tenuta ed aggiornamento scadenziario, con comunicazione al DSGA, di tutti i contratti e convenzioni della scuola ( es: noleggio fotocopiatori, contratti di forniture periodiche, contratti di assicurazione, ecc..) · Aggiornamento Annuale Conto del Consegnatario e rapporti con la Provincia per gestione riscaldamento · Elaborazioni dati per monitoraggi, per il Programma Annuale ed il Conto Consuntivo ( Modello K ) · Tenuta ed aggiornamento Albo Fornitori · Assistenza alle viste dei Revisori dei Conti. Gestione richieste accesso agli atti legge 241/90 riguardante le procedure di acquisto beni e servizi · Verifica periodica scorte di magazzino e tempestiva comunicazione al DSGA · Gestione attività Pago in Rete · Certificazioni alunni (Linguistiche,ecc) · Generazione web · Predisposizione di convenzioni, di contratti di prestazione d’opera intellettuale con aziende, enti, esperti esterni · Bandi di gara relativi al reclutamento del personale interno/esterno · Bandi di gara relativi ad acquisti di materiale · Nomine e Incarichi · Nomine sub consegnatari · Collaborazione gestione corsi formazione/Sicurezza dlgs 81/2008 · Protocollo, archiviazione e smistamento al personale per gli adempimenti di competenza delle mail che giungono sulla casella di posta info@galileo.galileicrema.it (Nadia Fusar Poli) Esecuzione di ulteriori mansioni su incarico del DSGA o del DS. Sostituzione colleghi assenti. |
AREA DIDATTICA |
- Dolera Maria Grazia
- Toscani Maria Cristina
- Lamanna Franca
- Donida Labati Daniela
Dolera Maria Grazia Toscani Maria Cristina Lamanna Franca
Donida Labati Daniela
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L’addetto all’Ufficio alunni Svolge un ruolo importante per quanto riguarda il primo approccio dell’utente con la realtà scolastica, in quanto si occupa di tutte le pratiche relative agli alunni.
· Area alunni · Gestione Percorsi per le Competenze Trasversali e per l’Orientamento (ex ASL)/SIDI · Uscite Didattiche/Visite guidate: gestione e controllo richieste, autorizzazioni alunni, prenotazioni musei, eventi, teatri, evento di pagamento su Nuvola e verifica pagamenti, nomina accompagnatori, missioni. · Visite e Viaggi d’istruzione : istruttoria e gestione delle procedure di gara per l’affidamento del servizio in collaborazione con DSGA · Gestione alunni per attività esterne (olimpiadi, gare, ecc)
Esecuzione di ulteriori mansioni su incarico del DSGA o del DS. Sostituzione colleghi assenti.
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AREA CONTABILITA’ - AMMINISTRATIVA |
Grieco Raffaele
Caprara Antonella
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· Supporto alla predisposizione del Programma annuale e del Conto consuntivo · Variazioni al Programma Annuale e verifica del Programma Annuale al 30/6 ed al 30/11 · Supporto al DSGA per la compilazione delle Relazioni Tecnica ed Illustrativa alla Contrattazione d’istituto · Comunicazione con i Revisori dei Conti, assistenza nelle visite e predisposizione documentazione per verifiche · Gestione Bilancio con predisposizione mandati e reversali attraverso l’ordinativo informatico locale (OIL) e contatti con l’istituto cassiere · Tenuta della documentazione giustificativa relativa alla contabilità di bilancio · Liquidazione competenze accessorie : progetti P.T.O.F., Fondo Istituto, ore eccedenti, corsi di recupero, sportelli, riallineamento, compensi per Esame di Stato. · Gestione Cedolino Unico · Tenuta del giornale di cassa, verifiche di cassa, del registro dei verbali dei Revisori dei Conti, dei partitari, del registro delle minute spese, degli atti relativi a riscossioni e pagamenti, del registro dei contratti · Trasmissione mensile dei flussi di cassa al SIDI, monitoraggio per richiesta di fondi, rendicontazione progetti · Richiesta DURC, CIG, CUP, Tracciabilità, verifica adempimenti · Gestione fatture elettroniche ed adempimenti PCC (piattaforma certificazione crediti ) · Pagamento IVA mensile · Conguaglio contributivo e fiscale, Certificazione Unica, modello 770, UNIEMENS, dichiarazione IRAP e conseguente trasmissione telematica al Ministero delle Economie e delle finanze · Gestione F24 · Gestione del conto corrente postale e gestione prelevamento somme per emissione reversali a cadenza max quindicinnale · Gestione Pago in Rete · Compilazione certificazioni fiscali (attestazioni per versamento contributi, attestazioni varie) · Gestione Polizze assicurative alunni e Operatori · Predisposizione consuntivo attività da retribuire con il MOF · Supporto alla Contrattazione integrativa d’istituto · Progetti P.T.O.F. e predisposizione degli incarichi per attività e progetti da retribuire con il fondo dell’istituzione scolastica · Pratiche di Trattamento di Fine Rapporto (TFS) Esecuzione di ulteriori mansioni su incarico del DSGA o del DS. Sostituzione colleghi assenti. |