Art. 35, c. 3, d.lgs. n. 33/2013 - Le pubbliche amministrazioni pubblicano nel sito istituzionale:
a) i recapiti telefonici e la casella di posta elettronica istituzionale dell'ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43, 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

Si rimanda ai contatti dell'istituto: Telefono e posta elettronica

Per facilitare il rapporto dei cittadini con la pubblica amministrazione presentiamo di seguito una breve presentazione delle norme attualmente vigenti in materia di autocertificazione e di dichiarazioni sostitutive con indicazioni sulla loro concreta applicazione.

 Principi e regole fondamentali

Le norme che riguardano la documentazione amministrativa sono raccolte in un Testo Unico (Decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, aggiornato dalla legge n. 183/2011). Dall’1.1.2012 le pubbliche amministrazioni ed i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive indicate al punto successivo, nonché tutti i dati ed i documenti in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte del cittadino, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti. Le pubbliche amministrazioni sono altresì tenute ad accettare le dichiarazioni sostitutive presentate dall’interessato.

Cosa si può autodichiarare

Le autodichiarazioni sono di due tipi: le dichiarazioni sostitutive di certificazione e le dichiarazioni sostitutive di atto notorio. Ai cittadini dell’Unione Europea si applicano le stesse disposizioni stabilite per i cittadini italiani, mentre per gli extracomunitari l’utilizzo delle due tipologie di dichiarazioni è limitato ai fatti, stati e qualità attestabili da soggetti pubblici italiani.

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione prive di autenticazione e marca da bollo, non devono essere sottoscritte di fronte al dipendente addetto e permettono di autocertificare tutto ciò che risulta da registri, albi o elenchi di una pubblica amministrazione. Possono riguardare tutti i dati specificati nella tabella sotto riportata. Non sono sostituibili con una dichiarazione alcuni certificati, come ad esempio, quelli medici, veterinari e di origine.

Le dichiarazioni sostitutive di atto notorio Hanno per contenuto fatti personali, che sono a diretta conoscenza del dichiarante e che possono riguardare anche terze persone. Queste dichiarazioni non richiedono l'autentica e la marca da bollo se sono contenute o collegate ad una istanza presentata dall’interessato, oppure se vengono sottoscritte innanzi al dipendente incaricato di ricevere la documentazione. Quando occorre, invece, presentare una copia autentica, si può anche richiedere che l’autenticazione sia fatta dal dipendente addetto dietro semplice esibizione dell’originale che non deve restare depositato presso l’Amministrazione.

Modalità alternative all’autenticazione di copie

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione è conforme all’originale.

Cosa si può autocertificare:

Dati anagrafici e stato civile

·         data e luogo di nascita

·         nascita del figlio/a

·         residenza

·         decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente

·         cittadinanza

·         godimento dei diritti civili e Politici

·         tutti i dati riguardanti lo stato civile (celibe, coniugato o vedovo o stato libero)

·         stato di famiglia (adozioni, figli a carico)

·         esistenza in vita 

 Titoli di studio qualifiche professionali

·         titolo di studio - esami sostenuti

·         iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni

·         appartenenza a ordini professionali

·         qualifica professionale posseduta

·         titoli di specializzazione/di abilitazione/di formazione, aggiornamento e di qualificazione

Situazione economica, fiscale reddituale

·         situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali

·         possesso e numero codice fiscale / partita I.V.A. e qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria

·         assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto

·         stato di disoccupazione

·         qualità di vivenza a carico

·         qualità di pensionato e categoria di pensione

·         qualità di studente

Posizione giuridica

·         qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili

·         non aver riportato condanne penali, di non essere a conoscenza di essere sottoposto a precedenti penali

Altri dati

·         iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo

·         tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio

·         tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile

Cosa non si può "autocertificare"

Solo pochi certificati non possono essere sostituiti con un’autocertificazione: si tratta esattamente dei certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti. Per questo motivo, quando è prevista la presentazione di una documentazione medica (es. assenza dal lavoro per malattia), si deve produrre obbligatoriamente il certificato medico.

·         I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio, se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.

·         In ogni caso poi i dati risultanti dai documenti di riconoscimento, in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati e le Amministrazioni non possono perciò richiedere che sia certificato quanto appunto già risulta da tali documenti esibiti.

·         Per l’accesso al pubblico impiego viene espressamente abolito l’obbligo di autenticare la firma in calce alla domanda di partecipazione ai concorsi;

·         Per le fotografie da presentare ai fini del rilascio dei documenti personali la legalizzazione è eseguita dall’ufficio ricevente, se vengono presentate personalmente. 

I profili di responsabilità

I cittadini vengono sollevati da taluni adempimenti per procurarsi certificati e documenti presso diversi sportelli. Sia i cittadini, che le pubbliche amministrazioni, hanno precise responsabilità. Le amministrazioni non possono rifiutare le dichiarazioni sostitutive nei casi in cui sono previste, perché ciò comporta violazione dei doveri d’ufficio e sono tenute a svolgere gli opportuni controlli, per verificare la veridicità delle autodichiarazioni presentate. Il cittadino è tenuto a rendere sempre dichiarazioni veritiere. Nel caso di dichiarazione falsa o infedele, le pubbliche amministrazioni, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da responsabilità per gli atti emanati in conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi, mentre il responsabile incorre nelle sanzioni penali previste dalla legge e perde gli eventuali benefici conseguiti attraverso la dichiarazione falsa. Le dichiarazioni sostitutive vanno, quindi, rilasciate con attenzione dal cittadino nella piena consapevolezza che la falsità comporta pesanti conseguenza. 

Si possono attestare con una dichiarazione sostitutiva di certificazione:

·         i dati anagrafici e di stato civile (data e luogo di nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici, stato di celibe/coniugato/vedovo o stato libero, stato di famiglia, esistenza in vita, nascita del figlio, decesso del coniuge o dell'ascendente o discendente);

·         titoli di studio e le qualifiche professionali (titolo di studio, esami sostenuti, iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni, appartenenza a ordini professionali, qualifica professionale posseduta, titoli di specializzazione/abilitazione/formazione/aggiornamento/ qualificazione tecnica);

·         la situazione economica, fiscale e reddituale (la situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali, il possesso e il numero codice fiscale/partita I.V.A. e qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria, l'assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto, lo stato di disoccupazione, la qualità di vivenza a carico, la qualità di pensionato e la categoria di pensione, la qualità di studente);

·         la posizione giuridica (la qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili, il fatto di non aver riportato condanne penali, il fatto di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali);

·         e gli altri dati indicati dall'art. 46 del D.P.R. n. 445/2000 (iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo, tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari; tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile, non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato).

·         Per attestare tutti gli altri stati, qualità personali e fatti si può presentare una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. La dichiarazione può riguardare anche gli stati, le qualità personali e i fatti di terzi, che sono direttamente conosciuti dal dichiarante, ma deve essere resa sempre nell'interesse di quest’ultimo.

·         É importante ricordare che i dati relativi al nome, cognome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza che risultano da un documento di identità o di riconoscimento possono essere attestati anche attraverso l'esibizione del documento.

·         Quindi per questi dati non è necessaria l'autocertificazione ma è sufficiente presentare il documento di identità/riconoscimento che viene fotocopiato e acquisito agli atti. Il documento deve essere in corso di validità; se invece è scaduto l'interessato può esibirlo ugualmente ma deve dichiarare in calce alla fotocopia che i dati non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.