Le scuole sono tenute ad adottare il programma biennale degli acquisti di beni e servizi di importo unitario pari o superiore a 40.000 euro, a pubblicarlo sul proprio sito e su quello del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti e dell’Osservatorio, e ad aggiornarlo annualmente.
Infatti, il D.Lgs. 50/2016 (Codice dei contratti pubblici), all’art. 21, comma 1, dispone che “Le amministrazioni aggiudicatrici adottano il programma biennale degli acquisti di beni e servizi e il programma triennale dei lavori pubblici, nonché i relativi aggiornamenti annuali. I programmi sono approvati nel rispetto dei documenti programmatori e in coerenza con il bilancio”.
 Con l’art. 21 del D.lgs. 50/2016 - e con la successiva entrata in vigore del D.M. 16 gennaio 2018, n. 14 - è stata quindi introdotta la nuova disciplina in ambito di programmazione degli acquisti.

In particolare, è stato anche disposto l’obbligo per le amministrazioni aggiudicatrici diadottare, nel rispetto dei propri ordinamenti, il programma triennale per i lavori pubblici (che difficilmente le istituzioni scolastiche realizzano) e il programma biennale degli acquisti di forniture e servizi di importo superiore a 40.000 euro, nonché i relativi elenchi e aggiornamenti annuali, sulla base di appositi schemi-tipo. I

Tale valore deve essere calcolato al netto dell’IVA, ai sensi dell’art. 35, c. 4 del D.Lgs. 50/2016, per gli appalti e ai sensi dell’art.167, comma 1, del D.Lgs. 50/2016 per le concessioni (stima del fatturato totale del concessionario per tutta la durata del contratto, al netto dell'IVA). Per le acquisizioni di
beni e servizi informatici e di connettività le amministrazioni aggiudicatrici tengono invece conto di quanto previsto dall’articolo 1, comma 513, della legge 28 dicembre 2015, n. 208 (Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato - legge di stabilità 2016).

Il programma biennale deve essere approvato dall’organo competente (nel caso delle scuole, dal Consiglio di Istituto) entro 90 giorni dalla data di decorrenza degli effetti del bilancio (o contestualmente al bilancio stesso) e deve essere pubblicato sul profilo del committente, nella sezione Amministrazione Trasparente, nonché sul sito del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti e sul sito dell’Osservatorio A.N.A.C.